De klant
Katholiek Onderwijs Vlaanderen (KOV) is het grootste onderwijsnetwerk van Vlaanderen, België, met meer dan 2.200 scholen die ongeveer 935.000 leerlingen bereiken. Als ledenorganisatie vertegenwoordigt het een brede waaier aan onderwijsinstellingen, van kleuterscholen tot universiteiten, inclusief buitengewoon en beroepsonderwijs. De organisatie biedt essentiële ondersteuning aan haar aangesloten scholen met juridisch, administratief en managementadvies, en zet tegelijk in op kwaliteitsvol onderwijs geworteld in katholieke waarden.
De context
KOV ondersteunt haar aangesloten scholen ook bij diverse administratieve taken. Een daarvan is de hulp bij subsidies voor gebouwen. Voor één school kan het tot 15 jaar duren voor subsidies worden goedgekeurd en de bouw start. Een goed beheer en een goede opslag van de documenten zijn dan essentieel. Daarvoor bouwde KOV een systeem om het administratieve deel van de gebouwen en de subsidies op te volgen. Om dit systeem te onderhouden is er veel manueel werk, bv. manueel e-mailbijlagen doornemen, data uit documenten halen en invoeren in het gebouwbeheerplatform (David). Het beheren van e-mailinhoud betekent dat medewerkers een groot deel van hun tijd besteden aan het lezen en sorteren van inkomende berichten. Daarnaast moeten ze zich een weg banen door lange SharePoint-documentbibliotheken, op zoek naar de juiste map om elk document in op te slaan.
Dit manuele proces is niet alleen traag, maar zorgt ook voor een zware werklast voor het team dat de taken uitvoert. Om de werking te stroomlijnen, ging KOV in zee met Sparkle en Microsoft om hun document- en databeheerprocessen te automatiseren.
Met de steun van Sparkle werden onze noden efficiënt vertaald naar een oplossing die onze teams in staat stelt processen zelfstandig te beheren. De automatisering bespaarde duizenden uren, verhoogde de transparantie en zorgde voor een beter operationeel overzicht. Snel opgeleverd met minimale verstoring, wordt de oplossing ondersteund door doorlopende support, wat blijvende waarde garandeert.
Peter Goedemé, IT Manager at KOV
Het automatiseringsproject
Door Microsoft Power Automate te implementeren, transformeerden we deze manuele workflows tot geautomatiseerde processen die manueel werk verminderen en de kans op menselijke fouten minimaliseren. Dit automatiseringsproject integreert tools zoals AI Builder, Robotic Process Automation (RPA) en Desktop flows tot een end-to-end automatiseringsoplossing.
Zo werkt de nieuwe workflow:
Automatische e-mailverwerking:
E-mails die binnenkomen in een gedeelde inbox worden nu automatisch gecategoriseerd door een AI Builder-model voor documentextractie. Het systeem herkent verschillende documenttypes en sorteert ze dienovereenkomstig. Elk document wordt geclassificeerd op basis van zijn type.
Geautomatiseerde data-extractie en -invoer:
Na de categorisatie haalt een AI-model dat specifiek is voor elk documenttype de essentiële data uit het document. Vervolgens wordt de informatie verwerkt en toegewezen aan het juiste KOV-teamlid. De volgende stap is een desktop flow met RPA die deze data automatisch invoert in het David-systeem, waardoor manuele data-invoer overbodig wordt en waardevolle tijd bespaard wordt.
Georganiseerde documentopslag in SharePoint:
De child flows van Power Automate lokaliseren de juiste SharePoint-map voor elk document, zoeken dynamisch en maken indien nodig submappen aan. Deze automatisering zorgt ervoor dat elk document correct wordt opgeslagen, zonder dat er manueel naar de juiste mappen moet worden gezocht.
De impact
Dit automatiseringsproject heeft het document- en databeheer bij KOV getransformeerd door de manuele werklast te verminderen en de datanauwkeurigheid te verbeteren. Dit geautomatiseerde systeem bereidt KOV ook voor op toekomstige schaalbaarheid en aanpasbaarheid, zodat de organisatie haar werking kan blijven verbeteren naarmate de noden evolueren.
- End-to-end en snelle oplevering: De oplossing werd efficiënt geïmplementeerd, met minimale verstoring van de lopende werking.
- Aanzienlijke urenbesparing: Automatisering verminderde de tijd besteed aan manuele taken aanzienlijk, wat zowel medewerkers als de efficiëntie van de organisatie ten goede komt.
- Ondersteuning na oplevering: De doorlopende samenwerking en ondersteuning van Sparkle zorgden voor een vlotte overgang en stelden het KOV-team in staat om de nieuwe tools effectief te benutten.
OVER DE AUTEURS
Lisell Aare & Pieter Jansen
Data Consultant
Ontdek meer content op onze blog
Waarom we Sparkle heten
Vóór een goede beslissing komt een inzicht. Vóór een inzicht komt een spark. Het verhaal achter de naam op de deur.
Medallion-architectuur
Een gelaagd data-designpatroon dat ruwe data stap voor stap verfijnt tot schone, business-ready inzichten, via de lagen Bronze, Silver en Gold.
Budgetten horen nu thuis in je dataplatform
Planning in Fabric IQ is de nieuwste capaciteit van Microsoft, en het wijst op een echte verschuiving in hoe organisaties kunnen denken over de relatie tussen analytics en planning.
Sparkle maakt nu deel uit van de Estse Microsoft Fabric-gebruikersgroep
De Estonian Microsoft Fabric User Group is een plek waar mensen samenkomen om echte data-engineering- en architectuuruitdagingen aan te pakken met Microsoft Fabric.
Klantcase: Nabuminds migreert naar Microsoft Fabric-platform
De overstap van gefragmenteerde, tenant-gebaseerde BI naar een uniform platform leverde snellere inzichten, sterkere governance en toekomstklare analyticscapaciteiten op.
De puntjes verbinden: Neo4j graph intelligence in Microsoft Fabric
Microsoft Fabric verenigt data engineering, analytics en AI over het Microsoft-ecosysteem heen.
Maar veel businessproblemen zoals fraudedetectie, customer 360 en supply-chain-optimalisatie hangen niet af van afzonderlijke datapunten, maar van hoe die punten met elkaar verbonden zijn.
