Le client
Katholiek Onderwijs Vlaanderen (KOV) est le plus grand réseau d'enseignement de Flandre, en Belgique, avec plus de 2 200 écoles qui accueillent environ 935 000 élèves. En tant qu'organisation de membres, il représente un large éventail d'établissements d'enseignement, des écoles maternelles aux universités, y compris l'enseignement spécialisé et professionnel. L'organisation apporte un soutien essentiel à ses écoles membres en offrant des conseils juridiques, administratifs et de gestion, tout en promouvant un enseignement de qualité ancré dans les valeurs catholiques.
Le contexte
KOV soutient également ses écoles membres dans diverses tâches administratives. L'une d'elles est l'aide aux subventions pour les bâtiments. Pour une école, l'approbation des subventions et le début de la construction peuvent prendre jusqu'à 15 ans. Une bonne gestion et un bon stockage des documents sont alors essentiels. Pour cela, KOV a créé un système pour suivre la partie administrative des bâtiments et des subventions. Pour maintenir ce système, il y a beaucoup de travail manuel, par exemple parcourir manuellement les pièces jointes des e-mails, extraire les données des documents et les saisir dans la plateforme de gestion des bâtiments (David). La gestion du contenu des e-mails signifie que les employés passent une part importante de leur temps à simplement lire et trier les messages entrants. À cela s'ajoute la navigation dans de longues bibliothèques de documents SharePoint, à la recherche du bon dossier pour stocker chaque document.
Ce processus manuel est non seulement lent, mais génère aussi une lourde charge de travail pour l'équipe chargée de ces tâches. Pour rationaliser ses opérations, KOV s'est associée à Sparkle et Microsoft afin d'automatiser ses processus de gestion des documents et des données.
Avec le soutien de Sparkle, nos besoins ont été efficacement traduits en une solution qui permet à nos équipes de gérer les processus de manière autonome. L'automatisation a permis d'économiser des milliers d'heures, d'améliorer la transparence et d'assurer une meilleure supervision opérationnelle. Livrée rapidement avec un minimum de perturbations, la solution s'appuie sur un support continu qui garantit une valeur durable.
Peter Goedemé, IT Manager at KOV
Le projet d'automatisation
En implémentant Microsoft Power Automate, nous avons transformé ces workflows manuels en processus automatisés qui réduisent le travail manuel et minimisent le risque d'erreur humaine. Ce projet d'automatisation intègre des outils comme AI Builder, Robotic Process Automation (RPA) et les Desktop flows pour créer une solution d'automatisation de bout en bout.
Voici comment fonctionne le nouveau workflow :
Traitement automatique des e-mails :
Les e-mails arrivant dans une boîte de réception partagée sont désormais automatiquement catégorisés par un modèle d'extraction de documents AI Builder. Le système reconnaît différents types de documents et les trie en conséquence. Chaque document est classé selon son type.
Extraction et saisie automatisées des données :
Après la catégorisation, un modèle d'IA propre à chaque type de document extrait les données essentielles du document. Les informations sont ensuite traitées et attribuées au membre approprié de l'équipe KOV. L'étape suivante fait appel à un desktop flow utilisant la RPA pour saisir automatiquement ces données dans le système David, éliminant le besoin de saisie manuelle et faisant gagner un temps précieux.
Stockage organisé des documents dans SharePoint :
Les child flows de Power Automate localisent le bon dossier SharePoint pour chaque document, en effectuant une recherche dynamique et en créant des sous-dossiers si nécessaire. Cette automatisation garantit que chaque document est stocké avec précision, sans devoir rechercher manuellement les bons dossiers.
L'impact
Ce projet d'automatisation a transformé la gestion des documents et des données chez KOV en réduisant la charge de travail manuelle et en améliorant la précision des données. Ce système automatisé prépare également KOV à une future évolutivité et adaptabilité, permettant à l'organisation de continuer à améliorer ses opérations à mesure que les besoins évoluent.
- Livraison de bout en bout et rapide: La solution a été implémentée efficacement, garantissant un minimum de perturbations pour les opérations en cours.
- Réduction significative des heures: L'automatisation a considérablement réduit le temps consacré aux tâches manuelles, au bénéfice des employés comme de l'efficacité organisationnelle.
- Support après livraison: La collaboration et le support continus de Sparkle ont assuré une transition en douceur, permettant à l'équipe KOV de tirer efficacement parti des nouveaux outils.
À PROPOS DES AUTEURS
Lisell Aare & Pieter Jansen
Data Consultant
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