{"id":11332,"date":"2025-01-13T09:58:25","date_gmt":"2025-01-13T08:58:25","guid":{"rendered":"https:\/\/sparkle.consulting\/?p=11332"},"modified":"2025-01-15T17:57:07","modified_gmt":"2025-01-15T16:57:07","slug":"sparkles-power-automate-solution-transforms-data-management-for-kov","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sparkle.consulting\/nl\/sparkles-power-automate-solution-transforms-data-management-for-kov\/","title":{"rendered":"Data-invoer automatiseren voor Katholiek Onderwijs Vlaanderen"},"content":{"rendered":"
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

De klant<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Katholiek Onderwijs Vlaanderen (KOV) is het grootste onderwijsnetwerk van Vlaanderen, Belgi\u00eb, met meer dan 2.200 scholen die ongeveer 935.000 leerlingen bereiken. Als ledenorganisatie vertegenwoordigt het een brede waaier aan onderwijsinstellingen, van kleuterscholen tot universiteiten, inclusief buitengewoon en beroepsonderwijs. De organisatie biedt essenti\u00eble ondersteuning aan haar aangesloten scholen met juridisch, administratief en managementadvies, en zet tegelijk in op kwaliteitsvol onderwijs geworteld in katholieke waarden.\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\n\t\n\t\n\t\n<\/svg>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

De context\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

KOV ondersteunt haar aangesloten scholen ook bij diverse administratieve taken. Een daarvan is de hulp bij subsidies voor gebouwen. Voor \u00e9\u00e9n school kan het tot 15 jaar duren voor subsidies worden goedgekeurd en de bouw start. Een goed beheer en een goede opslag van de documenten zijn dan essentieel. Daarvoor bouwde KOV een systeem om het administratieve deel van de gebouwen en de subsidies op te volgen. Om dit systeem te onderhouden is er veel manueel werk<\/b>, bv. manueel e-mailbijlagen doornemen, data uit documenten halen en invoeren in het gebouwbeheerplatform (David). Het beheren van e-mailinhoud betekent dat medewerkers een groot deel van hun tijd besteden aan het lezen en sorteren van inkomende berichten. Daarnaast moeten ze zich een weg banen door lange SharePoint-documentbibliotheken, op zoek naar de juiste map om elk document in op te slaan.\u00a0<\/p>

Dit manuele proces is niet alleen traag, maar zorgt ook voor een zware werklast<\/b> voor het team dat de taken uitvoert. Om de werking te stroomlijnen, ging KOV in zee met Sparkle en Microsoft om hun document- en databeheerprocessen te automatiseren.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\n\t\n\t\n\t\n<\/svg>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Met de steun van Sparkle werden onze noden effici\u00ebnt vertaald naar een oplossing die onze teams in staat stelt processen zelfstandig te beheren. De automatisering bespaarde duizenden uren, verhoogde de transparantie en zorgde voor een beter operationeel overzicht. Snel opgeleverd met minimale verstoring, wordt de oplossing ondersteund door doorlopende support, wat blijvende waarde garandeert.<\/p>

Peter Goedem\u00e9<\/strong>, IT Manager at KOV<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Het automatiseringsproject\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Door Microsoft Power Automate te implementeren, transformeerden we deze manuele workflows tot geautomatiseerde processen die manueel werk verminderen en de kans op menselijke fouten minimaliseren<\/b>. Dit automatiseringsproject integreert tools zoals AI Builder, Robotic Process Automation (RPA) en Desktop flows tot een end-to-end automatiseringsoplossing.<\/p>

Zo werkt de nieuwe workflow:<\/p>

Automatische e-mailverwerking:<\/strong><\/p>

E-mails die binnenkomen in een gedeelde inbox worden nu automatisch gecategoriseerd door een AI Builder-model voor documentextractie. Het systeem herkent verschillende documenttypes en sorteert ze dienovereenkomstig. Elk document wordt geclassificeerd op basis van zijn type.<\/p>

Geautomatiseerde data-extractie en -invoer:<\/strong><\/p>

Na de categorisatie haalt een AI-model dat specifiek is voor elk documenttype de essenti\u00eble data uit het document. Vervolgens wordt de informatie verwerkt en toegewezen aan het juiste KOV-teamlid. De volgende stap is een desktop flow met RPA die deze data automatisch invoert in het David-systeem, waardoor manuele data-invoer overbodig wordt en waardevolle tijd bespaard wordt.<\/p>

Georganiseerde documentopslag in SharePoint:<\/strong><\/p>

De child flows van Power Automate lokaliseren de juiste SharePoint-map voor elk document, zoeken dynamisch en maken indien nodig submappen aan. Deze automatisering zorgt ervoor dat elk document correct wordt opgeslagen, zonder dat er manueel naar de juiste mappen moet worden gezocht.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"\"\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

De impact\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n

Dit automatiseringsproject heeft het document- en databeheer bij KOV getransformeerd door de manuele werklast te verminderen en de datanauwkeurigheid te verbeteren<\/b>. Dit geautomatiseerde systeem bereidt KOV ook voor op toekomstige schaalbaarheid en aanpasbaarheid<\/b>, zodat de organisatie haar werking kan blijven verbeteren naarmate de noden evolueren.<\/p>\n