{"id":11332,"date":"2025-01-13T09:58:25","date_gmt":"2025-01-13T08:58:25","guid":{"rendered":"https:\/\/sparkle.consulting\/?p=11332"},"modified":"2025-01-15T17:57:07","modified_gmt":"2025-01-15T16:57:07","slug":"sparkles-power-automate-solution-transforms-data-management-for-kov","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sparkle.consulting\/fr\/sparkles-power-automate-solution-transforms-data-management-for-kov\/","title":{"rendered":"Automatiser la saisie de donn\u00e9es pour Katholiek Onderwijs Vlaanderen"},"content":{"rendered":"
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Le client<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Katholiek Onderwijs Vlaanderen (KOV) est le plus grand r\u00e9seau d'enseignement de Flandre, en Belgique, avec plus de 2 200 \u00e9coles qui accueillent environ 935 000 \u00e9l\u00e8ves. En tant qu'organisation de membres, il repr\u00e9sente un large \u00e9ventail d'\u00e9tablissements d'enseignement, des \u00e9coles maternelles aux universit\u00e9s, y compris l'enseignement sp\u00e9cialis\u00e9 et professionnel. L'organisation apporte un soutien essentiel \u00e0 ses \u00e9coles membres en offrant des conseils juridiques, administratifs et de gestion, tout en promouvant un enseignement de qualit\u00e9 ancr\u00e9 dans les valeurs catholiques.\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Le contexte\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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KOV soutient \u00e9galement ses \u00e9coles membres dans diverses t\u00e2ches administratives. L'une d'elles est l'aide aux subventions pour les b\u00e2timents. Pour une \u00e9cole, l'approbation des subventions et le d\u00e9but de la construction peuvent prendre jusqu'\u00e0 15 ans. Une bonne gestion et un bon stockage des documents sont alors essentiels. Pour cela, KOV a cr\u00e9\u00e9 un syst\u00e8me pour suivre la partie administrative des b\u00e2timents et des subventions. Pour maintenir ce syst\u00e8me, il y a beaucoup de travail manuel<\/b>, par exemple parcourir manuellement les pi\u00e8ces jointes des e-mails, extraire les donn\u00e9es des documents et les saisir dans la plateforme de gestion des b\u00e2timents (David). La gestion du contenu des e-mails signifie que les employ\u00e9s passent une part importante de leur temps \u00e0 simplement lire et trier les messages entrants. \u00c0 cela s'ajoute la navigation dans de longues biblioth\u00e8ques de documents SharePoint, \u00e0 la recherche du bon dossier pour stocker chaque document.\u00a0<\/p>

Ce processus manuel est non seulement lent, mais g\u00e9n\u00e8re aussi une lourde charge de travail<\/b> pour l'\u00e9quipe charg\u00e9e de ces t\u00e2ches. Pour rationaliser ses op\u00e9rations, KOV s'est associ\u00e9e \u00e0 Sparkle et Microsoft afin d'automatiser ses processus de gestion des documents et des donn\u00e9es.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Avec le soutien de Sparkle, nos besoins ont \u00e9t\u00e9 efficacement traduits en une solution qui permet \u00e0 nos \u00e9quipes de g\u00e9rer les processus de mani\u00e8re autonome. L'automatisation a permis d'\u00e9conomiser des milliers d'heures, d'am\u00e9liorer la transparence et d'assurer une meilleure supervision op\u00e9rationnelle. Livr\u00e9e rapidement avec un minimum de perturbations, la solution s'appuie sur un support continu qui garantit une valeur durable.<\/p>

Peter Goedem\u00e9<\/strong>, IT Manager at KOV<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Le projet d'automatisation\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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En impl\u00e9mentant Microsoft Power Automate, nous avons transform\u00e9 ces workflows manuels en processus automatis\u00e9s qui r\u00e9duisent le travail manuel et minimisent le risque d'erreur humaine<\/b>. Ce projet d'automatisation int\u00e8gre des outils comme AI Builder, Robotic Process Automation (RPA) et les Desktop flows pour cr\u00e9er une solution d'automatisation de bout en bout.<\/p>

Voici comment fonctionne le nouveau workflow :<\/p>

Traitement automatique des e-mails :<\/strong><\/p>

Les e-mails arrivant dans une bo\u00eete de r\u00e9ception partag\u00e9e sont d\u00e9sormais automatiquement cat\u00e9goris\u00e9s par un mod\u00e8le d'extraction de documents AI Builder. Le syst\u00e8me reconna\u00eet diff\u00e9rents types de documents et les trie en cons\u00e9quence. Chaque document est class\u00e9 selon son type.<\/p>

Extraction et saisie automatis\u00e9es des donn\u00e9es :<\/strong><\/p>

Apr\u00e8s la cat\u00e9gorisation, un mod\u00e8le d'IA propre \u00e0 chaque type de document extrait les donn\u00e9es essentielles du document. Les informations sont ensuite trait\u00e9es et attribu\u00e9es au membre appropri\u00e9 de l'\u00e9quipe KOV. L'\u00e9tape suivante fait appel \u00e0 un desktop flow utilisant la RPA pour saisir automatiquement ces donn\u00e9es dans le syst\u00e8me David, \u00e9liminant le besoin de saisie manuelle et faisant gagner un temps pr\u00e9cieux.<\/p>

Stockage organis\u00e9 des documents dans SharePoint :<\/strong><\/p>

Les child flows de Power Automate localisent le bon dossier SharePoint pour chaque document, en effectuant une recherche dynamique et en cr\u00e9ant des sous-dossiers si n\u00e9cessaire. Cette automatisation garantit que chaque document est stock\u00e9 avec pr\u00e9cision, sans devoir rechercher manuellement les bons dossiers.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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L'impact\n<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Ce projet d'automatisation a transform\u00e9 la gestion des documents et des donn\u00e9es chez KOV en r\u00e9duisant la charge de travail manuelle et en am\u00e9liorant la pr\u00e9cision des donn\u00e9es<\/b>. Ce syst\u00e8me automatis\u00e9 pr\u00e9pare \u00e9galement KOV \u00e0 une future \u00e9volutivit\u00e9 et adaptabilit\u00e9<\/b>, permettant \u00e0 l'organisation de continuer \u00e0 am\u00e9liorer ses op\u00e9rations \u00e0 mesure que les besoins \u00e9voluent.<\/p>\n